מיהם האחראים לניהול תחזוקת הבניין?
על פי חוק המקרקעין, האחראים לניהול תחזוקת הבניין היא נציגות בעלי הדירות בבניין - ועד הבית. גם במקרה בו החליטה נציגות הבניין להעביר את נושא התחזוקה לחברת הניהול, עדיין נדרשים חברי הוועד להיות שותפים להחלטות בנושא זה ולקחת אחריות על תקינות ניהול התחזוקה. חשוב לציין כי בכל הנוגע לנושא של תשלום ועד בית האחריות חלה על כלל בעלי הדירות, בהתאם לחלקם היחסי ברכוש המשותף.
ניתן לחלק את עבודות התחזוקה לשלושה סוגים:
1.תחזוקה שוטפת -פעולות הנדרשות לתפעול שוטף של הבניין. לדוגמה - ניקיון, גינון, החלפת נורות,תיקון תקלות וכו’.
2.תחזוקה מונעת -פעולות הנדרשות להבטיח את תקינות המערכות בבניין. לדוגמה - בדיקה תקופתית למעליות, בדיקת ציוד כיבוי אש וכו’.
3.תחזוקה עתידית/חזויה - פעולות צפויות להחלפה או שדרוג של מערכות הבניין. לדוגמה - החלפת גנרטור מתוכננת לפי תוחלת החיים הצפויה וכו’.
תחזוקה שוטפת
תחזוקת בניין שוטפת חיונית לניהול בית משותף, ואחד מהגורמים העיקריים ליצירת מחלוקות בין דיירים בבית משותף לבין ועד הבית או חברת הניהול. ביצוע תחזוקה שוטפת בבניין ברוב המקרים היא נגזרת של גודל הבניין. ככל שהבניין גדול יותר הוא דורש משאבי זמן גדולים יותר, ולרוב תעשה הפעילות באמצעות חברת ניהול. עדיין, ניתן למצוא בלא מעט בניינים גדולים, את ביצוע התחזוקה השוטפת באמצעות ועד הבית ועובדים ייעודיים שצוות ועד הבית שוכר למטרה זאת. כמובן שבניינים קטנים יותר (ניתן לסווג כ־8 דירות ומטה) לרוב יבצעו את פעילות התחזוקה באמצעות נציגי ועד הבית, עם סיוע של עובדים בהעסקה חלקית. כיום קיימים גם כלים דיגיטליים מתקדמים כמו תוכנה לניהול ועד בית, המאפשרים לייעל את תהליכי הניהול, לדווח על תקלות בזמן אמת ולעקוב אחר הוצאות ותחזוקה בצורה מסודרת.
תחזוקה מונעת
בבניינים בהם מופעלות מערכות שונות, ישנה חשיבות עצומה לביצוע תחזוקה מונעת במערכות אלו. ישנן שתי סיבות עיקריות להקפדה על תחזוקה מונעת- הראשונה היא תקינות פעולת המערכות ושמירה על אורך חיי המתקן, והשנייה נוגעת לתחום האחריות של ועד הבית בשמירה על תקינות מתקנים ומערכות אלו. בין המתקנים והמערכות האלו כולנו מכירים את נושא כיבוי האש והמעליות, אך בבתים המשותפים הגדולים יותר, פועלות מערכות נוספות הדורשות תחזוקה מונעת נכונה כגון: משאבות מים, מתקני חניה, דחסנית אשפה וכו’. התחזוקה של מתקנים אלו תעשה לרוב באמצעות חברות ניהול ובנוסף אליהם גורמי מקצוע מורשים. כיום יש גם פתרונות נוחים כמו אפליקציה לניהול ועד בית, המאפשרת לכל דייר לדווח על תקלות או לעיין בתיעוד התחזוקה באופן נגיש, ובכך לשפר את השקיפות בין הוועד לדיירים.
תחזוקה עתידית
נושא זה הינו עקב אכילס במרבית הבתים המשותפים בעלי מערכות ומתקנים אלו. הסיבה העיקרית נובעת מהצורך בתכנון ארוך טווח ויצירת תקציבים עתידיים השמורים למטרה זאת. אם ניקח לדוגמה את נושא משאבות המים - מתקן זה הוא בעל תוחלת חיים ממוצעת של ארבע עד תשע שנים (תלוי במוצר). הוצאה של החלפת משאבה יכולה להגיע לאלפי שקלים ליחידה. לרוב בתים משותפים משתמשים בגביית מיסי הוועד עבור עלויות התחזוקה השוטפת והמונעת, כך שאירוע שמצריך הוצאה גדולה ופתאומית יכול להיות קשה לטיפול, הכולל גבייה מיוחדת וזמן ממושך של פעילות הבית המשותף ללא המערכת ששבקה חיים.
אז מה כדאי לעשות?
ישנם מספר כללים שכדאי להקפיד עליהם כדי שהבית המשותף שלכם יתנהל בצורה המיטבית:
- הכל מתחיל ונגמר בתכנון - צרו תוכנית תחזוקה מלאה, הכוללת מפרט מלא של כל האספקטים הנדרשים לתחזוקה: לוחות זמנים, עלויות וכו’. תוכנית כזאת תסייע לכם בתכנון התקציב הרצוי לניהול הבית המשותף שלכם.
- שקיפות מול הדיירים - הציגו באסיפת הדיירים השנתית את התכנון המלא לנושא התחזוקה. פרטו לדיירים מה ניתן לבצע מול התקציב וצרו עבורם תוכנית כתובה, מפורטת ושקופה. כך הדיירים יוכלו להחליט יחד אתכם, אם יש צורך בשינוי גובה מיסי הוועד כדי להעלות את איכות התחזוקה.
- ידע זה כוח - שמרו כל מאגר ידע, ספרי טיפול ומסמכים שונים בצורה מרוכזת, כך שהידע שאתם צוברים יוכל לעבור הלאה בצורה נאותה.
- בחירת ספקים - הקפידו על ספקים מורשים ואיכותיים ועל הוראות היצרנים. ניסיון להתחכם או בחירה בגורמים לא מורשים יכולה לגרום לנזקים כספיים במקרה הטוב ולפגיעה ברכוש ובנפש במקרה הקיצון.
- תיאום ציפיות ברור וכתוב מול חברת הניהול - יש חשיבות עצומה לכך שהסכם ההתקשרות מנוסח בצורה מפורטת וברורה. ככל שתגיעו להסכם מוגדר וברור יותר, כך תמנעו ממחלוקות בהמשך.
- תקציב עתידי - בתכנון התקציב שלכם צרו תחזית לנושא התחזוקה העתידית. הפרידו את התקציב הזה משאר התקציב שנועד לתחזוקה השוטפת והמונעת, כך שביום הדין תהיו ערוכים לתגובה מהירה.
- מערכת לניהול הבית המשותף - הטמיעו מערכת לניהול הבניין שתתמוך בכל האספקטים של נושאי התחזוקה. מערכת שתאפשר לכם ולדיירים לדווח על מפגעים ותקלות בצורה פשוטה ולבצע מעקב שוטף אחר הטיפול. מערכת שתאפשר לכם ליצור תוכנית תחזוקה מונעת ולרכז את כל המסמכים הרלוונטיים במקום אחד - בדיוק כפי שצוות ועד הבית צריך לפעול.
השורה התחתונה
ניהול ועד הבית הוא משימה מאתגרת, אך בעזרת שקיפות, כלים דיגיטליים והקפדה על החוק, ניתן להפוך אותה להרבה יותר פשוטה ונעימה. ברגע שהניהול מסודר, כל הדיירים נהנים מאיכות חיים גבוהה יותר - בניין נקי, מערכות תקינות ושכנות טובה. אם אתם רוצים לדעת איך לייעל את ההתנהלות בבניין שלכם ולהבטיח שקט נפשי לדיירים - שווה לפנות לדינג. באתר Ding תמצאו פתרונות חכמים לניהול ועד הבית, שיחסכו לכם זמן, כסף ובעיקר כאבי ראש מיותרים.
