לפני כשנתיים הזדמן לי להיות נוכח בפגישה משותפת עם מנכ"ל החברה ולקוח שלו. הלקוח הוא בחור מקסים בגילאי הארבעים המוקדמות, שעובד באחת מחברות הטכנולוגיה המובילות. הוא סיפר שהוא מתגורר במגדל בתל אביב, ואחרי שזיהה בעיות קשות בניהול הבניין, החליט לעשות מעשה ולהיבחר לועד הבית.
הוא התחיל לחקור את כל אופן הניהול והדרישות, כדי שהבניין שבו הוא מתגורר ימשיך לתפקד באופן ראוי ושאיכות החיים תשמר.
מכיוון שהוא עוסק בעולמות הפיתוח, הוא התחיל לפתח באופן עצמאי כלים לניהול שיסייעו להם בניהול הבית המשותף. הוא השתמש במגוון כלים וטכנולוגיות מוכרים ופשוטים באופן יחסי, וייצר עבור הבניין שלו מערכת תפורה בדיוק לצרכים של הבניין.
המערכת שהוא פיתח הייתה ברמה מאוד גבוה ויוצאת דופן בהתחשב בכלים המוגבלים יחסית ובעלויות נמוכות. אני חייב לציין שאפילו בהשוואה למערכות שמפתחות חברות בשוק ניהול הבתים המשותפים, התוצאה שהגיע אליה הייתה מעוררת התפעלות.
במקביל התחלתי להראות לו את המערכת החדשה שאנחנו מפתחים, שהייתה אז עדיין בשלבי פיתוח מוקדמים באופן יחסי. הוא החמיא מאוד לתוצאה ולחזון שהצגנו ואז שאל - "אבל למה אני צריך את זה? אתה רואה שפיתחתי הכל לבד".
המחשבה הראשונה שלי הייתה שיש צדק בדבריו והוא באמת לא צריך, אבל אז שאלתי אותו שאלה "האם אתה מתכוון להמשיך לתפקד כחבר וועד ללא הגבלת זמן?". הוא ענה מיד שלא וכל העניין הזה גוזל ממנו זמן רב, והתכנון הוא לעזוב אחרי שהוא ייצב את אופן הניהול בבניין. ואז שאלתי אותו "מה יקרה למערכת שבנית ברגע שתעזוב? האם מישהו אחר מסוגל לתחזק אותה? לתקן באגים? להוסיף דברים שצריך? לתחזק שרתים?", הוא הסתכל עליי בחיוך ואמר "לא חשבתי על זה… כנראה שלא". זו בדיוק בעיית הרציפות.
בחיים של ניהול בניין, יש שינויים ותחלופה של כלל הגורמים. פעם זו חברת ניהול שמתחלפת ופעם זה חלק מחברי הוועד, ולפעמים זה כולם יחד. בכל פעם שגורם מתחלף, כל אופן הניהול והידע שנצבר הולכים לאיבוד. שיטות הניהול ואופן הניהול שהתאימו לאדם אחד, אינן בהכרח מתאימות לאחר. באופן קיצוני יותר אפילו, אובדן הידע הוא קריטי. תהליך הלמידה בניהול בניין הוא ארוך ומסורבל, כאשר מאגר הידע דל עד לא קיים. רוב הידע שנצבר הוא מניסיון ודרך למידה מטעויות ומשברים. ובכל פעם שמתחלף ועד הבית, רוב הידע שנצבר הולך לאיבוד. גם במקרים בו ועד הבית הקודם ו/או חברת ניהול מנסות להעביר את המושכות בצורה תקינה וסדורה, יש קושי רב בהעברת הידע ובשינוי שיטות הניהול.
דוגמא קלאסית לכך הוא חשבון הבנק של ועד הבית. חבר ועד מסויים פתח חשבון בלאומי, כי יש לו סניף ליד העבודה. ואז חבר הועד החדש מעביר את החשבון להפועלים, כי שם הסניף של החשבון הפרטי שלו ויותר נוח לו. בכל מעבר כזה ושינוי כזה, יש אובדן של מידע וקשיים עצומים בבירור מידע.
אז מה הפתרון לבעיית הרציפות? זה המקום שבו מערכת ניהול לועד הבית, יכולה לתת פתרון רחב ומלא. לא משנה איזה גורם מתחלף ומה הסיבה - כל המידע ואופן הניהול ממשיכים כסדרם. ועד הבית מתחלף? מוסיפים משתמש חדש למערכת הניהול של DING ומורידים את הקודם ובזה הסתיימה העברת המושכות.
מחפשים מידע על הוצאה ישנה? נכנסים למודול הוצאות ובודקים.רוצים לבדוק דוחות פיננסים קודמים? לוחצים על כפתור ושולפים את כל הדוחות ההיסטוריים שרוצים.
